Mos prisni: çfarë të kontrolloni para kuadrit të ri për e‑faturim

Çfarë ndryshon në praktikë

Në projektin e publikuar, fatura elektronike është dokument elektronik i strukturuar që kalon përmes sistemit të e‑faturës. Sistemi propozon kontroll, identifikues unik të faturës dhe vulë elektronike kohore para se dokumenti të validohet.

Për ekipin kjo do të thotë se kontrolli nuk përfundon kur krijohet fatura. Ka rëndësi kur ajo është e disponueshme në sistem, nëse është validuar dhe nënshkruar, kush e ndjek pranimin dhe kush përgjigjet kur dokumenti duhet pranuar, refuzuar, korrigjuar ose anuluar.

Orari i propozuar: afatet që duhen ndjekur

Neni 22 i projektit propozon zbatim gradual. Këto janë data nga projekti i publikuar, jo afate përfundimtare ligjore: verifikoni kategorinë tuaj dhe ndiqni ligjin përfundimtar dhe aktet nënligjore.

01.10.2026

Regjistrim vullnetar i propozuar për lëshim dhe pranim; pas regjistrimit, projekti parashikon vetëm format të strukturuar përmes sistemit.

01.04.2027

Fillim i propozuar për subjektet e TVSH-së dhe subjektet publike/shtetërore të përmendura në nenin 16, paragrafi 1, pika 1.

01.07.2027

Fillim i propozuar për personat juridikë që nuk janë subjekte të TVSH-së, por ushtrojnë veprimtari ekonomike.

01.10.2027

Fillim i propozuar për shfrytëzuesit buxhetorë dhe institucionet e përmendura të kontrolluara e financuara nga shteti, komunat ose Qyteti i Shkupit.

01.01.2028

Fillim i përgjithshëm i propozuar për të gjithë subjektet që kryejnë transaksione.

Kush duhet të fillojë dhe kur

Projekti i lidh fazat me kategoritë e nenit 16. Përmbledhja e thjeshtuar më poshtë ndihmon për një diskutim fillestar, por nuk zëvendëson verifikimin e pozitës juridike konkrete të kompanisë suaj.

• Subjektet e TVSH-së: ka kuptim të hartojnë menjëherë të dhënat, autorizimet dhe pranimin e faturave, sepse projekti për ta propozon fazën më të hershme të detyrueshme.
• Personat juridikë jashtë TVSH-së që ushtrojnë veprimtari: nuk duhet të presin deri në 2028; projekti parashikon një fazë të veçantë në korrik 2027.
• Institucionet buxhetore dhe disa publike: projekti i veçon me fazë në tetor 2027; kontrolloni shtrirjen e saktë të nenit 16.
• Të gjithë subjektet që kryejnë transaksione: data e përgjithshme e propozuar është 01.01.2028, por përgatitja e të dhënave dhe roleve është më e sigurt të fillojë më herët.

Ku ka më shumë gjasa të shfaqen probleme

Rreziku nuk është vetëm te dërgimi. Ai shfaqet më shpesh në kalimin mes të dhënave, përgjegjësive dhe afateve. Këto pika të projektit meritojnë të kthehen në rregulla të brendshme dhe skenarë testimi.

• Cilësia e të dhënave: formati i strukturuar kërkon të dhëna të qëndrueshme për partnerin, zërat, tatimin, shumat dhe datën që në futje. Sipas projektit, validimi nuk konfirmon saktësinë materiale, ligjshmërinë ose trajtimin tatimor.
• Pronari i faturës hyrëse: marrësi mund të pranojë ose refuzojë jo më vonë se data 10 e muajit pasues; nëse nuk reagon, projekti parashikon që fatura të konsiderohet e pranuar. Përcaktoni zëvendësim dhe listë të dukshme detyrash.
• Nënshkrimi dhe autorizimi: projekti parashikon certifikatë të kualifikuar për marrje, pranim ose refuzim. Kontrolloni kush ka të drejtë të nënshkruajë, si sigurohet zëvendësimi dhe nëse qasja është gati.
• Ndërprerja e sistemit: projekti parashikon faturim alternativ pas 24 orësh ndërprerje të pandërprerë dhe dorëzim në sistem brenda 5 ditësh pune pas rikthimit. Përgatitni paraprakisht një procedurë të thjeshtë dhe një person përgjegjës.
• Ruajtja dhe historia: projekti u referohet detyrimeve të ruajtjes dhe parashikon që faturat të jenë të disponueshme për shkarkim përmes sistemit për më së shumti dy vjet pas përfundimit të vitit të lëshimit. Mos u mbështetni vetëm në një vend për kontekstin e punës dhe dokumentacionin.

Nga të filloni: plan përgatitjeje pa panik

Hapi më i mirë i parë nuk është ndryshimi masiv i të gjitha proceseve. Filloni me një rrjedhë të qartë, nga futja deri te arkivimi, dhe pajtohuni çfarë duhet të jetë e saktë, e dukshme dhe në kohë.

1. 01
   Hartoni një rrjedhë reale

   Zgjidhni një faturë tipike dalëse dhe hyrëse. Shënoni kush fut, kontrollon, nënshkruan, dërgon, ndjek statusin dhe përgjigjet ndaj refuzimit.

2. 02
   Pastroni të dhënat kryesore

   Kontrolloni të dhënat bazë për partnerët, numrat tatimorë, normat e tatimit, zërat, njësitë dhe rregullat për paradhënie ose kreditim.

3. 03
   Përcaktoni role dhe zëvendësime

   Pajtohuni për pronarin e dokumenteve hyrëse, përgjegjësin për nënshkrim dhe personin që merr përsipër në mungesë. Njoftimet duhet të arrijnë te njerëzit që mund të veprojnë.

4. 04
   Testoni para se të bëhet urgjente

   Përdorni periudhën vullnetare të propozuar, nëse është e zbatueshme në kuadrin përfundimtar, për të kaluar një dokument normal, refuzim, korrigjim, anulim dhe ndërprerje të sistemit.