Не чекајте: што да проверите пред новата рамка за е‑фактурирање

Што практично се менува

Во објавениот нацрт, електронската фактура е структуриран електронски документ што поминува низ системот за е‑фактура. Системот предлага проверка, единствен идентификатор на фактура и електронски временски жиг пред документот да биде валидиран.

За тимот тоа значи дека контролата не завршува кога фактурата е креирана. Важно е кога е достапна во системот, дали е валидирана и потпишана, кој го следи приемот и кој одговара ако документот треба да се прифати, одбие, исправи или сторнира.

Предложен распоред: роковите што вреди да се следат

Член 22 од нацртот предлага постепено воведување. Ова се датуми од објавениот нацрт, а не конечни законски рокови: проверете ја вашата категорија и следете ги конечниот закон и подзаконските акти.

01.10.2026

Предложена доброволна регистрација за издавање и прием; по регистрацијата, нацртот предвидува исклучиво структуриран формат преку системот.

01.04.2027

Предложен почеток за ДДВ-обврзници и наведените јавни/државни субјекти од член 16 став 1 точка 1.

01.07.2027

Предложен почеток за правни лица што не се ДДВ-обврзници, а вршат стопанска дејност.

01.10.2027

Предложен почеток за буџетски корисници и наведените институции контролирани и финансирани од државата, општините или Град Скопје.

01.01.2028

Предложен општ почеток за сите субјекти што вршат трансакции.

Кој треба да почне и кога

Нацртот ги поврзува фазите со категориите од член 16. Поедноставениот преглед подолу помага за почетна дискусија, но не е замена за проверка на конкретната правна положба на вашата фирма.

• ДДВ-обврзници: има смисла веднаш да ги мапираат податоците, овластувањата и приемот на фактури, бидејќи нацртот за нив предлага најрана задолжителна фаза.
• Правни лица надвор од ДДВ што вршат дејност: не треба да чекаат 2028; нацртот предвидува посебна фаза во јули 2027.
• Буџетски и одредени јавни институции: нацртот ги издвојува со фаза во октомври 2027; проверете го точниот опфат на член 16.
• Сите субјекти што вршат трансакции: предложениот општ датум е 01.01.2028, но подготовката на податоци и улоги е побезбедно да почне порано.

Каде најчесто ќе настанат проблеми

Ризикот не е само во испраќањето. Тој најчесто се појавува на преминот меѓу податоци, одговорности и рокови. Овие точки од нацртот заслужуваат да се претворат во внатрешни правила и тест-сценарија.

• Квалитет на податоци: структурниот формат бара конзистентни податоци за партнер, ставки, данок, износи и датум уште при внесот. Валидацијата, според нацртот, не потврдува материјална точност, законитост или даночен третман.
• Сопственик на влезна фактура: примателот може да прифати или одбие најдоцна до 10-ти во следниот месец; ако не реагира, нацртот предвидува дека фактурата се смета за прифатена. Одредете замена и видлива листа на задачи.
• Потпис и овластување: нацртот предвидува квалификуван сертификат за преземање, прифаќање или одбивање. Проверете кој има право да потпишува, како се обезбедува замена и дали пристапот е подготвен.
• Прекин на системот: нацртот предвидува алтернативно фактурирање по 24 часа непрекинат прекин и доставување во системот во рок од 5 работни дена по повторното воспоставување. Подгответе однапред едноставна постапка и одговорно лице.
• Чување и историја: нацртот упатува на обврските за чување, а предвидува фактурите да се достапни за преземање преку системот најмногу две години по крајот на годината на издавање. Не потпирајте се само на едно место за работниот контекст и документацијата.

Од каде да почнете: план за подготовка без паника

Најдобар прв чекор не е масовна промена на сите процеси. Почнете со еден јасен тек, од внес до архивирање, и договорете што треба да биде точно, видливо и навреме.

1. 01
   Мапирајте еден реален тек

   Изберете типична излезна и влезна фактура. Запишете кој внесува, проверува, потпишува, испраќа, следи статус и одговара на одбивање.

2. 02
   Исчистете ги клучните податоци

   Проверете ги матичните податоци за партнери, даночни броеви, даночни стапки, ставки, единици и правила за аванс или одобрување.

3. 03
   Одредете улоги и замени

   Договорете сопственик за влезни документи, одговорен за потпис и лице што презема при отсуство. Известувањата треба да завршат кај луѓе што можат да дејствуваат.

4. 04
   Тестирајте пред да стане итно

   Користете го предложениот доброволен период, ако е применлив во конечната рамка, за да поминете низ нормален документ, одбивање, исправка, сторнирање и прекин на системот.